服装理单跟单员的素质要求

一般情况下，服装理单跟单员通过电子邮件、传真、电话等方式与客户进行联系。同时根据客户的要求编写相关的内销订单合同、工艺单文本、包装资料等文件资料，按照客户指定的要求指导企业进行生产，跟踪产品质量，处理客户的反馈意见。由于工作的需要，服装理单跟单员必须具有以下基本素质。

（一）服装专业知识

从事服装理单跟单员的从业人员整体素质参差不齐，一部分人员是学国际贸易专业或英语专业的人员，与客户之间的沟通、交流、英语的书写能力较强。在实际的工作中入手比较快，但专业知识不够；一部分人员是学服装设计专业的，有一定的英语基础，在实际工作中，他们的沟通能力、对服装理单跟单专业知识也有所欠缺。

同时，为了便于工作的需要，服装理单跟单员还需要掌握服装专业的基础知识、工艺技术、样板设计、生产管理技术等相关知识，了解相关面、辅材料品质的测试方法及检验要求，产品的缝制工艺方法及大货生产的进度情况等。

（二）其他专业知识

服装理单跟单员要有良好的职业素质，这是关系到外贸公司对国外客户的一个形象窗口，要熟练掌握报价技巧，了解外贸单证的操作过程。并且随时了解银行的汇率、出口退税、出口政策的知识以及货代物流的知识等。

根据各个外贸公司或企业的规模大小，所在外贸公司或企业从事理单跟单岗位，分工也是有所不同的。这就对理单跟单员的专业技能提出了更高的要求。

（三）熟练地使用计算机办公软件

服装外贸公司根据其自身的规模，为了便于更好地开展订单的操作，通常情况下2～3名理单跟单员为一小组。其中1人为组长，主要负责与客户交流面料、款式、价格，进行交货期的确认、合同的签订、产前样的确认等工作；1～2名为理单跟单员助理，主要负责与客户之间包装资料（辅料）的联系工作，寄送相关文件资料、样品，根据订单编制相关的工艺文件、资料。

服装理单跟单员在工作过程中要熟练地使用办公软件，做好订单合同资料的管理、存档工作，便于随时查阅文件资料。

（四）理单跟单员的文件整理及归档

在日常的工作中，为了便于同客户之间的交流、沟通，同时，也为了规范企业内部对订单合同资料的管理制度，通常情况下理单跟单员在订单合同的操作过程中，对于客户合同的包装资料或修改件资料，要及时同相关人员进行联系并做好订单合同的资料整理、更新、归档工作。

1. 建立客户档案文件

客户档案文件资料的建立，便于服装理单跟单员在日常工作中同客户之间的联系，及时了解客户的市场需求和采购意向。方便服装理单跟单员能及时地处理客户的投诉或建议，便于服装理单跟单员做好客户服务工作，提高服务质量和服务意识。客户联系登记表见表1-1。

表1-1　客户联系登记表

2. 订单号编制技巧

订单号的编制是服装理单跟单员必须要掌握的内容，订单号通常有客户订单号和外贸公司内部订单号之分。一般情况下，订单号是不重复的，也就是说在合同签订的过程中订单号确定后不能轻易修改。相应的包装辅料文件资料都会使用这个订单号作为标志，这样的目的是为了方便查阅，区分不同的订单合同，对号入座避免混淆。

订单号的编制方法有很多，通常由字母和数字组成，用字母表示不同的客户用数字表示同一客户的不同订单，有的时候也直接使用客户的订单合同号来标志订单。例如：美国A客户订单合同号可以表示为A－001、A－002、A－003……加拿大B客户订单合同号B0001、B0002、B0003……订单号可以表示为：B0001、B0002、B0003……

3. 服装款式号的编制(www.zuozong.com)

（1）纯数字编号：订单号编号全部采用阿拉伯数字组成。

（2）字母和数字组合编号：订单号编号由英文字母和阿拉伯数字组成。

（3）按年份、四季、分款式、颜色代码组而成编号：下面是某服装企业按照年份、四季、分款式、颜色代码组而成的服装货号。第1、第2位数字代表年份代码，第3、第4位数字代表四季代码，第4、第5位数字代表款式代码，第6、第7位数字代表颜色代码，第8位数字代表尺寸代码。

常用年份代码见表1-2。

表1-2　常用的年份代码

季节代码见表1-3。

表1-3　季节代码

款式代码见表1-4。

表1-4　款式代码

颜色代码见表1-5。

表1-5　颜色代码

（4）尺寸代码编号：尺寸代码可以用正常的XXS、XS、S、M、L、XL、XXL作为代码。

例如：1340801—M，则代表2013年秋季M码的白色长裙。

4. 文件资料的归档

为了便于服装理单跟单员工作的有序进行，服装理单跟单员在工作中进行相关订单文件资料的存放，查阅时通常会把文件资料打印出来一份，把订单合同文件资料放在相应的资料文件夹内，同时资料文件夹要有标志，注明客户的名称和订单合同编号。在以后的工作中，还要将相应的订单合同的包装资料或修改件资料进行归档。服装理单跟单员应及时做好原始订单合同资料的整理归档工作。